Mailing tool (deel 1)

Met de eerste versie van de mailing tool willen we jullie de mogelijkheid bieden om mails te sturen voor het vooraf checken van aanwezigheid op de trainingen én voor het doorsturen van relevante info voor de toekomstige wedstrijden.

Hier kan je alvast een beknopt overzicht en "handleiding" vinden van alle mogelijkheden die deze nieuwe tool je biedt:

Versturen van een mail

Vanuit het detailscherm van een training of een wedstrijd is het mogelijk om een mail te versturen naar de juiste spelers:

  • Bij een training in de kalender klik je op de knop "aanwezigheid checken":

    • Er opent zich een popup-scherm waarin je optioneel extra info kan ingeven die mogelijk relevant is voor de training (bvb. indoor training, training op kunstgras, ...)

       
  • Bij een wedstrijd in de kalender klik je op de knop "Verstuur wedstrijdinfo"

    • Er opent zich een popup-scherm waar je opnieuw optioneel extra info kan ingeven, maar ook het uur van samenkomst zodat de speler op de hoogte is om hoe laat hij op plein verwacht wordt.

       

 

 

Inhoud van verstuurde mails

Afhankelijk van het type van mail dat verstuurd wordt, verschilt de inhoud.  Hieronder krijg je een zicht op de mails die verstuurd worden:

  • Bij een training wordt datum, uur, locatie en eventuele extra info van de training doorgestuurd.  Daarnaast wordt er ook een link in de mail geplaatst die toelaat aan de speler om aan te geven als hij niet aanwezig kan zijn op de training.

     
    • Wanneer de speler op de link klikt, dan wordt hij teruggestuurd naar de website waar hij optioneel kan aangeven waarom hij niet aanwezig kan zijn op de training.

 

 

Antwoorden opvolgen

Wanneer een speler op de link klikt om zijn afwezigheid door te geven of hij antwoord op de ontvangen mail, dan zullen deze antwoorden in het systeem opgeslagen worden:

  • Bij het klikken op de link "Ik kan niet aanwezig zijn", wordt de training automatisch aangepast en wordt de speler op "niet aanwezig" gezet én wordt er een mail toegevoegd aan het verstuurde bericht.  Wanneer een nieuw bericht ontvangen is, dan is dit zichtbaar via de indicator in de rechterbovenhoek:

     
    • Door het klikken op het mail-icoon kom je op je persoonlijke "berichten-center" terecht.  Je krijgt een overzicht van alle verzonden berichten én kan een detail opvragen van elk individueel bericht.

       
  • ​Wanneer een speler rechtstreeks via zijn mail-programma een antwoord stuurt op de ontvangen mail, dan wordt deze mail ook toegevoegd aan het systeem.  Er wordt geen automatische registratie van aanwezigheid gedaan in dit geval, maar voor jou als trainer worden alle mails opgeslagen in het systeem zodat je ten allen tijde een historiek kan bijhouden van alle mailverkeer.

 

 

 

 

Toekomst (deel 2)

In een volgende versie (deel 2) van de mailing module zal het mogelijk worden om mails ter sturen naar individuele spelers, groepen van spelers of volledige teams (los van trainingen of wedstrijden).  Op deze manier zal je de overige belangrijke info ook op een makkelijke manier kunnen doorsturen naar je spelers en al je communicatie via het platform laten verlopen.

Belangrijk: jij kan helpen met het vormgeven aan al onze tools. Is er een bepaalde functionaliteit die je er graag in zou zien of op een andere manier? Laat het ons weten via info@trainingcenter.be.